Peste 500 de cutii cu acte oficiale au fost mutate din arhiva Primăriei Timișoara, în cadrul celui mai amplu proces de digitalizare și reorganizare a documentelor municipale. Proiectul, care va dura până în 2029 și are o valoare de 6 milioane de lei, promite acces online rapid la informații și reducerea birocrației.
Primăria Timișoara a demarat cel mai mare proces de digitalizare și reorganizare a arhivei instituției. Au fost deja transferate peste 500 de cutii cu documente oficiale, printre care acte datând încă din anii ’50.
Cel mai vechi document pregătit pentru digitalizare din sediul central este din 1978, dar în spațiul de pe strada Văcărescu au fost descoperite și dosare mai vechi.
„Acum doi ani am făcut primul pas, digitalizând toate autorizațiile de construire emise în ultimii cinci ani – prima etapă de retrodigitalizare a arhivei Primăriei. În prezent, lucrăm la un nou set de documente, cu obiectivul ca, treptat, întreaga arhivă pe hârtie să fie transformată în format digital”, a declarat primarul Dominic Fritz.
Cum va funcționa sistemul
Procesul de retrodigitalizare include:
sortarea și inventarierea tuturor documentelor;
ambalarea lor în cutii speciale de arhivare;
transferul într-un spațiu autorizat pentru păstrarea arhivelor;
scanarea cu recunoaștere optică a caracterelor (OCR);
indexarea și organizarea pe criterii tematice.
Documentele vor putea fi consultate online, iar originalele vor fi puse la dispoziție în maximum 48 de ore, sau 24 de ore în caz de urgență.
„Astfel, reducem birocrația, protejăm documentele istorice, le oferim timișorenilor acces rapid și simplu la informații și eficientizăm activitatea administrației”, a mai spus Dominic Fritz.
Unde sunt păstrate arhivele
În prezent, fondul documentar al Primăriei este împărțit între sediul de pe Bulevardul C. D. Loga și spații aflate pe străzile Miorița, Daliei și Văcărescu.
Noile spații de depozitare vor respecta normele Arhivelor Naționale și vor fi dotate cu sisteme de control al temperaturii și umidității, supraveghere video, protecție împotriva incendiilor și securitate.
Contract pe 4 ani cu Iron Mountain
Serviciile de digitalizare, conservare și restaurare vor fi asigurate de firma Iron Mountain, câștigătoare a contractului de 6 milioane lei, fără TVA, valabil patru ani, până în 2029.
Sunt prevăzute și lucrări de recondiționare pentru documentele degradate, astfel încât acestea să fie conservate pe termen lung. Procesul este monitorizat printr-un sistem de trasabilitate cu coduri de bare, care permite urmărirea fiecărui document.
foto cu caracter descriptiv
